quarta-feira, 14 de janeiro de 2015

JÁ FEZ SEU TIME SHEET HOJE?


Tem gente que faz todo dia e não gosta. São aqueles “obrigados” a registrar detalhadamente o uso do seu tempo no trabalho – time sheet- em empresas que usam esta informação para saber onde estão sendo alocados seus recursos humanos. Muitos funcionários se sentem controlados demais por causa disso.

Tem gente que nem faz mas, às vezes, não gosta. São os clientes de organizações que cobram serviços com base no tempo despendido na sua execução, como os consultores e advogados. Nem sempre os clientes concordam com os totais de horas que lhes foram faturadas. Mas nos prestadores de serviço cria-se, internamente, uma saudável cultura de registro de horas utilizadas para cada tarefa.

Usei a palavra saudável porque entendo o registro de horas, mesmo para quem não se enquadra em nenhuma das situações acima, como uma excelente ferramenta de diagnóstico sobre o próprio uso do tempo. Esta consciência de onde estamos “gastando” tempo permite ajustes e modificações nos nossos hábitos indesejáveis e, consequentemente, maior eficácia em geral. “Antigamente”, isso era complicado, quase impensável. Manter por escrito estes registros representava um “sacrifício” enorme. Uma chatice.

Hoje, graças à tecnologia, é um processo muito simples. Há dezenas de alternativas no mercado (é só pesquisar). Vou dar dois exemplos:

RESCUE TIME – não é, a rigor, um time sheet, pois nesta app você não precisa registrar nada. Basta baixar o aplicativo no smartphone e se cadastrar no site pelo computador, que o sistema irá lhe informar quanto tempo vc passa em cada atividade em cada um dos dois equipamentos (que programas usou, em que sites esteve “logado”, etc). Semanalmente, gera um relatório com esta análise, integrando tudo que você faz, fixo e mobile. É MUITO BOM.

YAST – o Rescue Time só “controla” o que vc faz com seus teclados e telas. E como, então, apropriar o tempo de reuniões e de contatos presenciais? O tempo em que cozinha, cuida da casa, medita, passa com os amigos, faz ginástica, etc? Ou seja, atividades em que você não usa seus equipamentos. O Yast é uma ótima solução. A exemplo do anterior, este aplicativo pode (e deve) ser usado no computador e no smartphone, mas provavelmente seu maior trunfo está no uso móvel. Basta você previamente criar projetos e atividades e, na hora em que está começando um deles, é só dar um toque na tela que o aplicativo começa a computar e a armazenar o tempo. Ao final da atividade, outro toque na tela e pronto. Depois, é só analisar a quantidade de minutos e horas que vc despendeu em cada atividade, diariamente e semanalmente.

Em ambos os casos, estes registros são valiosos. Vc provavelmente se surpreenderá com os resultados. Muitas tarefas levarão muito mais tempo do que sua percepção indicava. Outras tomarão muito mais horas e minutos do que previa. E, tudo somado, poderá ir fazendo os ajustes necessários para melhorar a relação com seu precioso tempo. Fique vigilante. E bom proveito!!!

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